今日は本年度２回目の大人向けの文章講座でした。某公共機関からの依頼で、今年で２年目！１年に２回あるので、厳密に言うと今日で４回目の講座です。毎回、きてくださる受講生も何人かいらっしゃって有難いことです。
とはいえ、それゆえに毎回、資料を加筆修正して講義内容も工夫しています。おおまかな講義内容は決めていくのですが、会場で受講生のリクエストや悩みを伺ってから急遽、内容を決めることもあります。たまたま今回は「議事録」「報告書」の書き方を知りたいという方が多かったです。
議事録や報告書では、まず「結論から書く」という鉄則は皆さん知っています。とはいえ、その後に具体的にどのように書けばいいかを迷っているのです。大まかに言うと次の流れです。
【議事録】
・話し合ったこと（議題）
・その答え（決定事項）
・やるべきこと（ToDo）
【報告書】
・結果、事実
・それに対して行ったこと
・今後の課題
このようにおおまかに３ステップで書くことを意識すると伝わりやすいです。項目を４つ以上になると・・・読み手の負担になりやすく意外と伝わらないと言われています。
これは内容を３つに分ける（項目を３つにする）という意味で、決して決定事項が沢山あるのにそれを無理やり省いて３つにするということではありません。さらに重要なことは客観的表現を心がけることです。
なぜなら議事録や報告書は個人の感想をシェアするものではなく、以下の２点が目的だからです。
➀備忘録として共有する。
②会議にに参加していない人や関係部署に、内容を伝達する。
是非参考まで。