先日は弊社の面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
慎重に検討いたしましたが今回はご希望にそえない結果となりました。
当日ご持参いただいた書類ですが
面接官の記憶が曖昧で処分してしまった可能性があります。
書類の返却は出来かねます。誠に申し訳ございません。
上記の文章を読んであなたはどんなふうに感じましたか？私は・・・衝撃を受けました。そして、この文章を見せてくれた学生に対して思わず次のように伝えました。
「よかったね！この会社を落ちて。いろんな意味でずさんな会社だということが見受けられるから・・・。そもそも、管理がしっかりしていない点。さらには相手に対する配慮がなされていない点、こんな会社とは取引したいとはふつうは思わないし働きたいとも思わないよ。」
と。
採用活動は企業イメージに直結します。採用試験を受けに来る人が将来、お客さんになる可能性があるからです。むろん業種にもよるでしょうが、直接お客さんにならなかったとしても企業イメージを左右することにつながります。
だからこそ、丁寧で誠実な対応が求められます。もし、書類を返却できない場合は、
「個人情報保護の観点から、書類は弊社で責任をもって処分いたしました」
などと書くべきです。担当者の不手際で書類を処分してしまったとしても正直に書くべきではありません。正直が必ずしもベストとは限りません。文章の書き方によって相手に与える印象が大きく異なることを肝に銘じる必要があると実感した一件でした。